Outsourcing kan een slimme zet zijn om kosten te besparen, toegang te krijgen tot gespecialiseerde kennis en je organisatie flexibeler te maken. Toch gaat het in de praktijk vaak mis. Onduidelijke afspraken, slechte communicatie of het onderschatten van culturele verschillen kunnen ervoor zorgen dat outsourcing juist meer problemen oplevert dan oplossingen. Het kan namelijk complex worden: softwareontwikkeling, systeembeheer of support wordt uitbesteed aan een externe partij, vaak in een ander land. Zonder een goede aanpak kan zo’n samenwerking snel spaak lopen. Welke fouten worden nu vaak gemaakt en hoe kun je deze voorkomen?
Onduidelijke verwachtingen en vage afspraken
Een van de meest gemaakte fouten is het starten van een samenwerking zonder glasheldere afspraken. Bedrijven verwachten vaak dat de leverancier ‘wel begrijpt wat nodig is’, terwijl er niets expliciet is vastgelegd over scope, verantwoordelijkheden of deadlines. Hierdoor ontstaan al snel misverstanden, vertragingen en frustraties aan beide kanten. Het is dus handig om voor beiden partijen duidelijk te maken: wat is IT-outsourcing? Zodat de verwachtingen aan beiden kanten duidelijk zijn en hierop ingespeeld kan worden.
Voorkom dit door vanaf het begin duidelijke doelstellingen en KPI’s te formuleren. Leg vast wie waarvoor verantwoordelijk is, welke communicatielijnen gebruikt worden en wat de procedure is bij wijzigingen of escalaties. Gebruik waar mogelijk voorbeelden of scenario’s om te verduidelijken wat je verwacht. Laat daarnaast de contractuele afspraken juridisch checken, zodat je later niet voor verrassingen komt te staan.
Te weinig aandacht voor communicatie en cultuur
Outsourcing, zeker internationaal, vraagt om extra aandacht voor communicatie. Toch onderschatten veel organisaties hoe belangrijk dit is. Een verschil in taal, tijdzone of werkcultuur kan de samenwerking flink vertragen als je hier geen rekening mee houdt. Denk aan verschillende interpretaties van deadlines, afwijkende omgang met hiërarchie of terughoudendheid in het geven van feedback.
Bouw daarom een vaste structuur in, bijvoorbeeld met wekelijkse stand-ups, planning sessies en evaluaties. Zorg dat je iemand aanstelt die de relatie actief beheert en als brugfunctie fungeert. En maak tijd voor wederzijdse kennismaking: wie zijn de mensen achter het werk? Dat versterkt het vertrouwen en zorgt voor betere samenwerking op de lange termijn.
Geen grip houden op de voortgang
Outsourcing is geen kwestie van ‘uitbesteden en loslaten’. Veel organisaties maken de fout om het proces niet of nauwelijks te monitoren. Hierdoor komt de kwaliteit in het gedrang, wordt er te laat bijgestuurd en ontstaan er budgetoverschrijdingen.
Houd daarom actief grip op de voortgang. Gebruik projectmanagement tools zoals Jira, Asana of Trello om inzicht te houden in taken, planningen en voortgang. Plan regelmatige reviews in waarin je niet alleen kijkt naar wat er is opgeleverd, maar ook naar de samenwerking zelf. Vraag om feedback en stuur bij waar nodig. Zie het outsource team als verlengstuk van je eigen organisatie, niet als een losstaande leverancier.
Te weinig investeren in de relatie
Een succesvolle outsourcing relatie draait niet alleen om technische uitvoering, maar ook om vertrouwen en samenwerking. Toch worden leveranciers vaak behandeld als ‘verre uitvoerders’ in plaats van als partners. Dit werkt demotiverend en leidt tot minder betrokkenheid en innovatie.
Investeer dus bewust in de relatie. Bezoek het team op locatie indien mogelijk, of organiseer gezamenlijke (digitale) workshops. Wees open over de doelen van je organisatie en betrek het outsource team bij strategische overwegingen. Zo vergroot je de kans dat ze meedenken, meewerken én meegroeien met je bedrijf.
Outsourcing kan enorm veel opleveren, maar het succes hangt sterk af van de manier waarop je het aanpakt. Door duidelijke afspraken te maken, goed te communiceren, actief de samenwerking te managen en te investeren in de relatie, voorkom je de meest gemaakte fouten. Begin dus niet te snel, maar neem de tijd om het goed op te zetten. Zo maak je van outsourcing geen kostenpost, maar een waardevolle investering in de toekomst van je organisatie.
