AFAS OutSite biedt organisaties een omgeving waarin externe gebruikers toegang krijgen tot relevante informatie, formulieren en processen. Het beheren van content in deze omgeving is essentieel voor een heldere gebruikerservaring. Contentbeheer in OutSite draait niet alleen om het plaatsen van tekst of documenten, maar ook om het structureren van informatie, het afstemmen op doelgroepen en het instellen van dynamische zichtbaarheid.
Pagina’s opbouwen en structureren
Elke pagina binnen OutSite wordt handmatig opgebouwd met bouwstenen zoals tekstvelden, afbeeldingen, links, tabellen of blokken met variabele inhoud. Deze bouwstenen kunnen worden gecombineerd in lay-outs die passen bij het type gebruiker of proces. Beheerders bepalen de opbouw, de volgorde van onderdelen en de zichtbaarheid per gebruikersrol, waardoor de interface kan verschillen per type bezoeker.
Werken met dynamische inhoud
OutSite maakt het mogelijk om content dynamisch weer te geven. Op basis van kenmerken van de ingelogde gebruiker, zoals rol, afdeling of relatiecode, kan andere informatie getoond worden. Dit zorgt ervoor dat gebruikers alleen datgene zien wat voor hen relevant is. Deze functionaliteit is vooral waardevol in situaties waar veel verschillende doelgroepen toegang hebben tot dezelfde omgeving. Voor de inrichting en optimalisatie van dergelijke dynamische structuren schakelen organisaties vaak expertise in van partners als merkstroom.nl, die bekend staan om hun ervaring met AFAS-omgevingen.
Afbeeldingen, documenten en bestandsbeheer
Behalve tekst bevat content vaak ook visuele elementen en documenten. Bestanden kunnen worden geüpload en gekoppeld aan specifieke pagina’s of onderdelen binnen OutSite. Beheerders kunnen versies bijhouden, beschrijvingen toevoegen en bepalen wie het bestand mag zien of downloaden. Dit maakt het platform geschikt voor het delen van handleidingen, beleidsstukken of formulieren.
Toegangsbeheer bij contentplaatsing
Bij het beheren van content is het belangrijk om te bepalen wie welke pagina’s mag zien en wie wijzigingen mag aanbrengen. Binnen OutSite zijn er toegangsinstellingen op verschillende niveaus. Beheerders kunnen per pagina, sectie of onderdeel rechten toekennen. Zo kan bijvoorbeeld een externe bezoeker een formulier invullen zonder toegang te krijgen tot andere gedeelten van de site.
Onderhoud en actualisatie van informatie
Het bijhouden van actuele content is cruciaal binnen een platform dat veelvuldig wordt gebruikt. Door regelmatig na te gaan welke pagina’s verouderd zijn of niet meer worden geraadpleegd, blijft de omgeving overzichtelijk en betrouwbaar. In omgevingen zoals AFAS OutSite is dit onderhoud vaak gekoppeld aan processen, waarbij updates automatisch plaatsvinden op basis van datagegevens of wijzigingsmomenten.
