Je bent ondernemer met twintig medewerkers en ineens vraagt je grootste klant om een duurzaamheidsrapportage. Je had begrepen dat de CSRD alleen voor grote bedrijven gold, en nu dit. De CSRD-verplichtingen voor het MKB zijn minder zwart-wit dan de drempelwaarden suggereren. Ook als jij zelf niet direct rapportageplichtig bent, kunnen klanten of opdrachtgevers die dat wel zijn jou vragen om data over jouw uitstoot, arbeidsomstandigheden of leveranciersketen. Die vraag komt steeds vaker voor.
De verwarring begrijpen: geldt de CSRD wel of niet voor jou?
De Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) verplicht bedrijven om gedetailleerd te rapporteren over hun impact op mens en milieu. De wet is stapsgewijs ingevoerd, te beginnen bij de allergrootste ondernemingen. Veel MKB’ers concludeerden daaruit dat ze voorlopig niets hoeven te doen. Dat klopt voor directe rapportageverplichtingen in veel gevallen, maar mist een cruciale nuance: grote bedrijven die wél moeten rapporteren, zijn verplicht om ook hun toeleveringsketen in beeld te brengen. Jij als leverancier of onderaannemer kunt zo indirect in het vizier komen, lang voordat jij zelf formeel verplicht bent.
Drie criteria bepalen of jij direct onder de CSRD valt
Of een bedrijf rechtstreeks onder de CSRD valt, wordt bepaald aan de hand van drie drempelwaarden:
- Balanstotaal van meer dan 25 miljoen euro
- Netto-omzet van meer dan 50 miljoen euro
- Gemiddeld personeelsbestand van meer dan 250 medewerkers
De vuistregel: overschrijd je twee van deze drie criteria, dan val je in principe onder de directe rapportageplicht. Ben je een kleine onderneming met 200 medewerkers, een omzet van 30 miljoen euro en een balanstotaal van 10 miljoen euro? Dan overschrijd je slechts één criterium en val je voorlopig buiten de directe verplichting. Maar loop je tegen de grenzen aan, dan is het verstandig om nu al te inventariseren hoe snel jij door kunt groeien naar twee van drie.
De rapportagetijdlijn per bedrijfsgrootte
De inwerkingtreding van de CSRD is gefaseerd. Grote beursgenoteerde ondernemingen (meer dan 500 medewerkers) rapporteren al over boekjaar 2024. Voor grote niet-beursgenoteerde bedrijven die voldoen aan twee van de drie criteria geldt de verplichting vanaf boekjaar 2025, met de eerste rapportage in 2026. Kleine en middelgrote beursgenoteerde bedrijven volgen in principe later, hoewel Europese discussies over uitstel en aanpassing van de tijdlijn de precieze datum kunnen verschuiven.
Niet-beursgenoteerde MKB’ers die onder de drempelwaarden blijven, vallen vooralsnog buiten de directe verplichting. Maar zoals gezegd: “vooralsnog” en “direct” zijn de sleutelwoorden. Indirect is het verhaal anders.
Indirect verplicht via je klant of opdrachtgever
Stel: jij levert productieonderdelen aan een grote fabrikant die al rapporteert onder de CSRD. Die fabrikant is verplicht om de CO2-uitstoot in zijn volledige toeleveringsketen inzichtelijk te maken, inclusief jouw uitstoot (scope 3 in hun rapportage). Om dat te kunnen doen, moeten zij jou vragen om data aan te leveren.
Wat kunnen zij concreet van jou verlangen? Denk aan je energieverbruik, je directe CO2-uitstoot (scope 1 en 2), informatie over arbeidsomstandigheden en soms ook gegevens over afvalstromen of watergebruik. Dit is geen vrijblijvend verzoek: in toenemende mate worden dergelijke rapportagevereisten opgenomen in inkoopcontracten en raamovereenkomsten. Kun je niet leveren, dan loop je het risico uit de leverancierslijst te verdwijnen.
De VSME-standaard: een praktisch kader voor het MKB
Voor MKB’ers die indirect moeten rapporteren is de VSME-standaard (Voluntary Sustainability Reporting Standard for SMEs) ontwikkeld. Dit is een vereenvoudigd rapportagekader, opgesteld door EFRAG, dat aansluit op de grote ESRS-standaarden maar toegankelijker is qua omvang en technische complexiteit.
De VSME bestaat uit twee modules. De basismodule bevat een beperkt aantal datapunten op het gebied van klimaat, energie, arbeidsomstandigheden en bedrijfsethiek. De uitgebreidere module voegt sectie toe voor bedrijven die meer willen of moeten laten zien. Voor de meeste niet-beursgenoteerde MKB’ers die indirect gevraagd worden om data, is de basismodule het meest relevante vertrekpunt. Het is goed om te weten dat de VSME geen wettelijke verplichting kent voor het MKB zelf, maar dat grote klanten er wel naar kunnen verwijzen als minimumstandaard voor hun leveranciers.
Wat je nu al kunt meten zonder groot systeem
Je hoeft geen uitgebreid softwaresysteem aan te schaffen om te beginnen. De datapunten die het vaakst worden gevraagd zijn ook de datapunten waarmee je het eenvoudigst kunt starten:
- Energieverbruik: gas en elektriciteit uit je facturen, per jaar en per locatie
- Scope 1-uitstoot: directe emissies door eigen voertuigen of verbrandingsprocessen op locatie
- Scope 2-uitstoot: indirecte emissies door ingekochte energie
- Personeelsgegevens: aantal fte’s, verhouding vast en flex, verzuimcijfer
Een eenvoudige spreadsheet is een prima beginpunt. Het gaat er in eerste instantie om dat je een baseline hebt, een nulmeting over het afgelopen kalenderjaar. Zonder baseline kun je geen voortgang laten zien en kun je ook geen betrouwbare data aanleveren aan een klant die ernaar vraagt.
Concrete actiepunten voor de komende twaalf maanden
Wij raden ondernemers aan om de volgende stappen dit jaar op te pakken, ook als je directe verplichting nog niet aan de orde is:
Stap 1: Bepaal intern eigenaarschap. Wie is verantwoordelijk voor duurzaamheidsdata binnen jouw organisatie? Dit hoeft geen aparte functie te zijn, maar het moet wel ergens formeel belegd zijn. Zonder eigenaarschap blijft de meting liggen.
Stap 2: Stel vast of je direct of indirect onder de CSRD valt. Gebruik de drie criteria en weet per welk boekjaar een eventuele verplichting voor jou kan ingaan. Twijfel je? Raadpleeg je accountant of een juridisch adviseur die in dit domein actief is.
Stap 3: Screen je klantcontracten op duurzaamheidsclausules. Controleer actieve raamovereenkomsten, inkoopcontracten en tendervoorwaarden. Staat er iets in over duurzaamheidsrapportage, CO2-reductie of VSME-compliance? Noteer het en bepaal wat er concreet van jou wordt verwacht en wanneer.
Stap 4: Meet een baseline over het afgelopen jaar. Verzamel energiefacturen, brandstofgegevens en personeelscijfers over de meest recente volledige periode. Dit is je nulmeting.
Stap 5: Breng in kaart welke klanten straks data van jou nodig hebben. Werk jij voor grote opdrachtgevers die al onder de CSRD vallen? Verwacht dan dat zij uiterlijk in de komende één tot twee jaar bij jou aankloppen voor leveranciersdata.
De meest gemaakte planningsfout: wachten tot het formeel verplicht is
Dit is het punt waar het voor veel MKB’ers misgaat. De gedachte is: “Als de verplichting er eenmaal is, dan regelen we het.” Maar duurzaamheidsrapportage werkt anders dan een btw-aangifte. Je kunt niet op het moment van rapporteren alsnog de data over het voorgaande jaar reconstrueren als je die gegevens niet actief hebt bijgehouden.
Moet jij rapporteren over boekjaar 2026? Dan moet je in januari 2026 al beginnen met meten, of liefst eerder, zodat je een compleet jaar aan betrouwbare data hebt. Wie wacht tot de verplichting formeel ingaat, heeft al meteen een probleem met de eerste rapportage. Dit is geen theorie: het is precies wat grote bedrijven in de eerste rapportagejaren tegen zijn gekomen.
Checklist: beantwoord dit voordat je verder plant
Beantwoord de volgende vragen voordat je beslissingen neemt over systemen, consultants of certificeringen:
- Overschrijd ik twee van de drie CSRD-drempelwaarden? Per welk boekjaar?
- Lever ik aan klanten die al direct onder de CSRD vallen?
- Staan er duurzaamheidsvereisten in mijn huidige contracten of tendervoorwaarden?
- Wie is intern verantwoordelijk voor het verzamelen van duurzaamheidsdata?
- Heb ik een baseline voor energieverbruik en CO2-uitstoot over het afgelopen jaar?
Als je op de meeste van deze vragen geen duidelijk antwoord hebt, is dat je startpunt. Niet een rapport, niet een softwareoplossing, maar gewoon dit rijtje afwerken.
Of je nu wel of niet direct onder de rapportageplicht valt: de druk vanuit de keten neemt toe. Grote klanten hebben hun eigen deadlines en schuiven die vragen door naar hun leveranciers. Wie nu al begint met het inzichtelijk maken van de relevante data, en intern bepaalt wie daarvoor verantwoordelijk is, staat in een sterkere positie. Wij van Qbis.nl zien dat de voorbereiding voor de meeste MKB-bedrijven overzichtelijker is dan gevreesd, zolang je het stapsgewijs aanpakt en niet wacht tot een klant erom vraagt.
