Een vaststellingsovereenkomst, ook wel bekend als een beëindigingsovereenkomst, is een wederzijdse afspraak tussen werkgever en werknemer om de arbeidsovereenkomst te beëindigen. Hierin worden de voorwaarden van de beëindiging vastgelegd, zoals de einddatum van het dienstverband, eventuele financiële regelingen en afspraken over geheimhouding. Deze overeenkomst biedt beide partijen duidelijkheid en zekerheid over de afwikkeling van de arbeidsrelatie.
Voordelen voor werkgevers
Een vaststellingsovereenkomst biedt werkgevers verschillende voordelen die bijdragen aan een soepele en zorgvuldige beëindiging van het dienstverband.
Allereerst maakt het de afwikkeling snel en efficiënt: zonder tussenkomst van de rechter kunnen werkgever en werknemer in onderling overleg afspraken vastleggen. Dit voorkomt langdurige en kostbare juridische procedures, wat niet alleen tijd bespaart, maar ook onzekerheid voorkomt.
Daarnaast geeft een vaststellingsovereenkomst vooraf duidelijkheid over de financiële kant van het ontslag. Denk aan afspraken over de einddatum, vergoedingen of de afhandeling van vakantiedagen. Ook is er ruimte voor maatwerk, zodat je de regeling kunt afstemmen op de specifieke situatie of behoeften van je werknemer.
Tot slot draagt het proces bij aan het behoud van een goede werkrelatie. Omdat beide partijen samen tot een oplossing komen, is de kans op conflicten kleiner en blijft het vertrek respectvol verlopen.
VSO bij ziekte
Bij het sluiten van een vaststellingsovereenkomst bij ziekte komen er extra aandachtspunten kijken waar je als werkgever goed op moet letten.
Allereerst blijft de loondoorbetalingsverplichting tijdens ziekte gelden, waardoor je verplicht bent het salaris van de werknemer door te betalen, vaak tot twee jaar na de eerste ziektedag. Tegelijkertijd heb je te maken met re-integratieverplichtingen: je moet actief meewerken aan het herstel en de terugkeer van de werknemer, bijvoorbeeld door aangepast werk te bieden of de werkplek aan te passen.
Een belangrijke rol is weggelegd voor de bedrijfsarts, die beoordeelt of en in hoeverre de werknemer nog kan werken. Zijn adviezen vormen vaak de basis voor verdere stappen.
Daarnaast kunnen afspraken in een vaststellingsovereenkomst gevolgen hebben voor de WIA-uitkering van de werknemer. Onzorgvuldige formuleringen kunnen ertoe leiden dat de werknemer een uitkering misloopt of wordt gekort.
Stappenplan
Het opstellen van een vaststellingsovereenkomst vereist zorgvuldigheid. Volg deze stappen:
- Voer een open gesprek met de werknemer
- Bepaal de belangrijkste voorwaarden
- Stel een conceptovereenkomst op
- Laat de werknemer de tijd nemen om de overeenkomst te bestuderen
- Bied de mogelijkheid tot juridisch advies
- Onderhandel indien nodig over specifieke punten
- Onderteken de definitieve overeenkomst
Door deze stappen te volgen, zorg je voor een transparant proces waarin beide partijen zich gehoord en gerespecteerd voelen.
Juridische valkuilen
Bij het opstellen van een vaststellingsovereenkomst is het essentieel om oog te hebben voor de juridische details, zodat de overeenkomst stevig staat en geen risico’s oplevert voor beide partijen.
Een veelgemaakte fout is het gebruiken van onduidelijke of dubbelzinnige formuleringen, waardoor afspraken voor meerdere uitleg vatbaar zijn en later tot conflicten kunnen leiden. Ook komt het regelmatig voor dat belangrijke onderdelen simpelweg ontbreken, zoals bepalingen over vergoedingen, geheimhouding of de einddatum van het dienstverband.
Daarnaast moet je waken voor bepalingen die onredelijk of juridisch niet afdwingbaar zijn, omdat deze de geldigheid van de hele overeenkomst kunnen ondermijnen. Een andere valkuil is het vergeten van de wettelijk verplichte bedenktermijn, waardoor een werknemer zonder probleem op de overeenkomst kan terugkomen of deze kan aanvechten.
Het inschakelen van juridisch advies is dan ook sterk aan te raden. Zo voorkom je valkuilen en zorg je ervoor dat de vaststellingsovereenkomst volledig voldoet aan alle wettelijke eisen en rechtsgeldig is.
Nazorg en toekomst
Na het ondertekenen van een vaststellingsovereenkomst stopt het proces niet; ook de nazorg verdient serieuze aandacht om alles netjes en professioneel af te ronden.
Allereerst is het cruciaal om alle financiële afspraken correct en tijdig af te handelen, zodat er geen misverstanden ontstaan over bijvoorbeeld vergoedingen of openstaande vakantiedagen. Daarnaast is zorgvuldige communicatie richting de achterblijvende collega’s belangrijk. Dit helpt om speculaties of onrust op de werkvloer te voorkomen en vertrouwen in het management te behouden.
Ook is het waardevol om het hele proces te evalueren. Door te kijken wat goed ging en waar verbeterpunten liggen, kun je toekomstige situaties beter aanpakken en fouten voorkomen.
Tot slot draagt het onderhouden van een professionele relatie met de vertrokken werknemer bij aan een positief imago van je bedrijf. Een nette afronding laat zien dat je als werkgever respectvol en zorgvuldig met medewerkers omgaat, ook als wegen zich scheiden.
