Twee mensen in gele hesjes staan bij de balie. Je medewerker komt je halen midden in een leveranciersgesprek: de Nederlandse Arbeidsinspectie, onaangekondigd, en ze willen naar binnen. Wat doe je de komende minuten, en wat kun je beter niet doen?
Voor veel mkb-werkgevers is een bezoek van de Arbeidsinspectie een zeldzame maar stressvolle ervaring. Dit artikel loodst je stap voor stap door zo’n controle: van de eerste seconde aan de deur tot het moment dat de inspecteur vertrekt, met of zonder bon.
Hoe een onaangekondigd bezoek eruitziet
De Nederlandse Arbeidsinspectie (NLA) heeft wettelijk het recht om bedrijven zonder voorafgaande melding te bezoeken. Dat is bewust beleid: onaangekondigd inspecteren geeft een realistischer beeld van de dagelijkse situatie. Inspecteurs komen doorgaans met twee personen, legitimeren zich met een officiële pas en noemen direct het doel van hun bezoek. Een inspectie duurt bij een klein bedrijf meestal twee tot vier uur, soms langer als er aanleiding is.
Je mag de legitimatie rustig bekijken en zelfs fotograferen. Je mag ook bellen naar de NLA om te bevestigen dat het echte inspecteurs zijn (telefoonnummer: 0800-9090). Wat je niet mag doen, is de toegang weigeren. Dat is een zelfstandige overtreding die direct tot een boete leidt.
Stap 1: Ontvangst en legitimatie
Ontvang de inspecteurs vriendelijk maar gecontroleerd. Vraag naar hun legitimatie, noteer namen en inspectienummers, en vraag om een korte toelichting op het doel van het bezoek. Is het een gerichte controle op bijvoorbeeld gevaarlijke stoffen, of een brede Arbo-check? Dat bepaalt welke dossiers je als eerste bij de hand haalt.
Wijs een vaste contactpersoon aan voor de duur van het bezoek, bij voorkeur jezelf of een leidinggevende. Zorg dat die persoon rustig blijft en niet meer zegt dan gevraagd wordt. Een nerveuze toelichting die niet klopt met de documenten werkt averechts.
Stap 2: De documentencheck, de vijf die je klaar moet hebben
De inspecteur vraagt als eerste om een aantal basisstukken. In de praktijk zijn dit de vijf documenten die binnen vijf minuten op tafel moeten liggen:
- Arbeidsovereenkomsten (of bewijs van indiensttreding) van aanwezige medewerkers
- De Risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E)
- Het plan van aanpak dat bij de RI&E hoort
- De BHV-registratie: namen van gecertificeerde bedrijfshulpverleners en geldige certificaten
- Het verzuimbeleid en de registratie van ziekteverzuim
De inspecteur loopt deze documenten snel door op volledigheid, actualiteit en ondertekening. Een RI&E die drie jaar geleden is opgesteld maar sindsdien nooit is bijgewerkt na een verhuizing of uitbreiding van het personeel, wordt direct als onvolledig aangemerkt. Hetzelfde geldt voor een plan van aanpak zonder concrete deadlines of verantwoordelijke personen.
Stap 3: Rondgang door de werkplek
Na de documenten volgt een fysieke rondgang. De inspecteur kijkt naar een aantal vaste punten:
- Nooduitgangen: vrij toegankelijk, duidelijk gemarkeerd, deuren die open draaien in de vluchtrichting
- Gevaarlijke stoffen: zijn deze opgeslagen volgens de etikettering, is er een veiligheidsblad aanwezig (SDS), zijn medewerkers aantoonbaar geïnstrueerd?
- Werkplekinrichting: beeldschermwerkplekken, tilgewichten, voldoende verlichting en ventilatie
- Persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM’s): zijn ze aanwezig, in goede staat, en worden ze ook daadwerkelijk gebruikt?
In een horecabedrijf let de inspecteur sterk op thermische belasting en veiligheidschoenen. In een bouwbedrijf gaat het direct over het gebruik van helmen, valbeveiliging en geluidsdempers. In een kantooromgeving staan beeldschermergonomie en noodprocedures centraal. Elke branche heeft zijn eigen aandachtspunten, maar de nooduitgangen worden overal als eerste gecheckt.
Stap 4: Gesprekken met medewerkers
De inspecteur heeft het wettelijke recht om medewerkers apart te spreken, zonder dat jij daarbij bent. Dit is een punt waar veel werkgevers van schrikken. Medewerkers mogen eerlijk antwoorden en mogen dat ook weigeren, maar de inspecteur zal doorvragen.
Wat je mag doen: medewerkers van tevoren informeren dat er een inspectie plaatsvindt en uitleggen wat hun rechten zijn. Wat je niet mag doen: medewerkers instructies geven over wat ze wel of niet mogen zeggen. Dat wordt als beïnvloeding gezien en kan de uitkomst van de inspectie negatief beïnvloeden.
Wij van Qbis.nl adviseren om medewerkers gewoon goed op de hoogte te houden van het Arbobeleid niet alleen als voorbereiding op een inspectie maar als vaste praktijk. Dan weten ze wat er speelt en hoef je niets te regisseren.
Stap 5: Afsluiting en bevindingen
Aan het einde van het bezoek geeft de inspecteur mondeling een samenvatting van de bevindingen. Er zijn drie mogelijke uitkomsten:
- Een eis tot naleving: je krijgt een termijn (vaak 4 tot 12 weken) om een overtreding te herstellen, waarna een hercontrole volgt
- Een waarschuwing: een lichtere maatregel bij kleine tekortkomingen, zonder boete maar met aantekening
- Een boeterapport: de inspecteur constateert een overtreding die direct wordt doorgestuurd voor beboeting
Vraag altijd om een schriftelijke bevestiging van de bevindingen en noteer zelf ook wat er mondeling is besproken, inclusief de termijnen.
Concrete boetebedragen in 2026
De NLA werkt met vaste normbedragen die jaarlijks worden geïndexeerd. Voor kleine bedrijven (minder dan 25 werknemers) geldt een correctiefactor die het bedrag verlaagt, maar de bedragen blijven aanzienlijk:
| Overtreding | Normbedrag | Correctie klein bedrijf (indicatief) |
|---|---|---|
| Ontbrekende of verouderde RI&E | €1.500 | circa €750 tot €1.125 |
| Onvoldoende BHV-voorziening | €1.500 | circa €750 tot €1.125 |
| Werktijdenovertredingen (Arbeidstijdenwet) | €500 per werknemer | idem, per persoon |
| Gevaarlijke stoffen zonder registratie of SDS | €4.500 | circa €2.250 tot €3.375 |
Let op: bij herhaalde overtredingen of bij gevaar voor de veiligheid kan de correctiefactor vervallen en wordt het volledige normbedrag opgelegd, soms vermenigvuldigd.
De drie overtredingen die direct een boete opleveren, zonder waarschuwing
De NLA hanteert een lijst van overtredingen waarvoor geen hersteltermijn geldt. Bij kleine bedrijven zijn dit de drie meest voorkomende:
Ten eerste: medewerkers laten werken zonder dat er een actuele RI&E is. Dit is geen fout die je in de hoek kunt zetten als administratieve vergissing. De NLA beschouwt het als structureel verzuim van de zorgplicht.
Ten tweede: onvoldoende of ongecertificeerde BHV-ers. Als er geen geldige EHBO- of BHV-certificaten zijn voor het vereiste aantal medewerkers, volgt direct een boeterapport.
Ten derde: blootstelling aan gevaarlijke stoffen zonder aantoonbare maatregelen. Denk aan een kapper of schilder die werkt met irriterende of carcinogene middelen zonder registratie, bescherming of instructie. Dit valt onder directe boeteoplegging.
Branchechecklist: meest gecheckte punten per sector
Bouw: valbeveiliging, helmen en gehoorbescherming, gevaarlijke stoffen (asbest, kwartsstof), registratie ZZP-ers en onderaannemers.
Horeca: werkdruk en rusttijden, thermische belasting in de keuken, veiligheidschoenen, registratie van werktijden voor jongeren.
Zorg: tillende handelingen en tilhulpmiddelen, nachtdiensten en pauzeregistratie, agressieprotocol, registratie van prikaccidenten.
Detailhandel: vluchtwegen achter de schappen, beeldschermwerkplekken bij kassa’s, registratie van staand werk en pauzes.
Kantoor: ergonomie beeldschermwerkplekken, RSI-beleid, noodplan en ontruimingsoefening, verzuimregistratie.
Je administratie inspectie-proof inrichten
Het doel is dat elk document binnen twee minuten beschikbaar is. Maak een vaste inspectie-map, fysiek of digitaal, met daarin de RI&E en het bijbehorende plan van aanpak, alle geldige BHV-certificaten met verloopdatum, een actuele personeelslijst met contractvormen, het verzuimbeleid en de laatste verzuimcijfers, en de veiligheidsinstructies voor gevaarlijke stoffen.
Hang de inhoud van deze map aan een jaarlijkse kalender. Stel een herinnering in voor het verlengen van BHV-certificaten (doorgaans geldig voor drie jaar) en voor de jaarlijkse actualisering van de RI&E na wijzigingen in het bedrijf.
Bezwaar maken als je het er niet mee eens bent
Ontvang je een boete en ben je het er niet mee eens? Je hebt zes weken de tijd om bezwaar in te dienen bij de NLA. Doe dit altijd schriftelijk en onderbouw je bezwaar met concrete feiten: documenten die er wel waren maar niet gezien zijn, een onjuiste toepassing van de correctiefactor, of een fout in de rapportage.
Het slagingspercentage van bezwaren bij mkb-bedrijven ligt niet hoog als de feitelijke overtreding vaststaat, maar bij procedurele fouten in het rapport of een onjuiste boetefactor is bezwaar vaak zinvol. Schakel bij twijfel een arbeidsrechtadvocaat of Arbo-adviseur in voor de beoordeling van de kans. Na de bezwaarfase staat de weg naar de bestuursrechter open, maar dat is voor de meeste kleine overtredingen kostentechnisch niet de aangewezen route.
Een bezoek van de Arbeidsinspectie loopt meestal goed af als je administratie klopt en je medewerkers weten wat er van hen verwacht wordt. De vijf basisdocumenten, een overzichtelijk dossier en een rustige ontvangst doen al veel werk. Wij van Qbis.nl adviseren om niet te wachten tot er iemand aan de deur staat, maar jaarlijks zelf de kritische punten langs te lopen op de manier waarop de NLA dat ook doet. Dat scheelt je een boete én een ochtend stress.
